Älä valitse käännöstoimistoa pelkän hinnan tai hienon verkkosivuston perusteella. Selvitä palvelun tarjoava yritys, tarjouksen sisältö, toimituspäivä ja korjausehdot. Edullinen hinta, pelkän matkapuhelimen käyttö tai useat verkkosivustot eivät yksin todista huijausta. Seuraavat tarkistukset auttavat vähentämään epäselvyyksiä ennen maksamista.
1. Vertaa hintaa, aikataulua ja tarjouksen sisältöä
Vertaa hintatarjouksia arvioidessasi samoja palveluja. Kieli, tekstin aihe ja pituus, toimituspäivä sekä vahvistustarve vaikuttavat hintaan. Pelkkä edullisuus tai kalleus ei osoita käännöksen laatua. Tarkista yhdessä nämä kolme asiaa:
- Selvitä edullisen tarjouksen sisältö.
Sisältyvätkö alkuperäisen asiakirjan kaikki sivut, leimat ja liitteet tarjoukseen? Veloitetaanko käännöksen tarkistus, notaari, lisäkappale ja toimitus erikseen? Pyydä maksettava kokonaissumma kirjallisena. - Kysy korjaus- ja tarkistusprosessista.
Selvitä, kuka tekee laaduntarkistuksen. Sovi etukäteen, miten voit pyytää korjausta havaitsemaasi termi- tai nimivirheeseen ja onko korjaus maksullinen. - Selvitä toimitussuunnitelma, jos tarvitset nopeaa palvelua.
Tarvittava aika vaihtelee asiakirjan aiheen ja työmäärän mukaan. Jos kiireellisestä työstä peritään lisämaksu, kysy sen määrä ja sisältö. Älä pidä ilman tarkistusta toimitettavaa tiedostoa valmiina.
Huomioitavaa:
- Jos työ on kiireellinen, ilmoita päivämäärä ja kellonaika täsmällisesti. Jos tarvitaan notaaria, apostillen hankkimista tai lähetystä, kysy, suunnitellaanko niille erillinen aika käännöstyön lisäksi.
- Vertaa markkinoiden tarjouksia samalla kielellä, asiakirjalla ja toimitusehdoilla. Jos yhteen tarjoukseen sisältyy notaari tai toimitus ja toiseen ei, pelkkä loppusumman vertailu voi johtaa harhaan.
- Ammattimainen tarjous kertoo, mitä maksat valantehneestä käännöksestä ja mahdollisista lisätoimista. Selvitä kirjallisesti, sisältyvätkö hintaan verot, tarkistus, notaari ja toimituskulut.
2. Etsi yhteystiedot ja varmista yrityksen avoimuus
Pyydä todennettavat yritystiedot. Pelkän matkapuhelinnumeron käyttö tai verkossa tarjottava palvelu ei itsessään ole ongelma. Olennaista on, että palvelun tarjoava yritys ja yhteyshenkilö ongelmatilanteissa ovat selvästi tiedossa.
Huomioitavaa:
- Tarkista turvallisen aloituksen varmistamiseksi yrityksen virallinen nimi, laskutustiedot ja yhteysosoite. Jos tarjouksen antajan ja maksunsaajan suhde ei ole selvä, pyydä selitys ennen maksamista.
- Varmista tarjouksen aitous verkkosivustolla ilmoitetusta puhelinnumerosta tai sähköpostiosoitteesta. Käytä tuntemaasi virallista yhteyskanavaa sen sijaan, että luottaisit epäilyttävän viestin linkkiin.
- Selvitä, kenen kanssa asioit projektin aikana ja mihin aikoihin saat vastauksia. Säilytä viestit ja sovitut toimitusehdot.
3. Varmista useilla sivustoilla toimivan yrityksen henkilöllisyys
Yritys voi käyttää useita verkkosivustoja eri kielille tai palveluille. Tämä ei itsessään ole harhaanjohtamista. On kuitenkin oltava selvää, tulevatko eri tarjoukset samalta yritykseltä. Vertaa sivustojen yritysnimeä, yhteystietoja ja laskuttavaa yhtiötä.
Huomioitavaa:
- Whois-rekisteri voi antaa verkkotunnuksen teknisiä tietoja, mutta henkilötiedot voivat olla piilotettuja yksityisyyden vuoksi. Omistajan tietojen puuttuminen ei todista huijausta. Älä arvioi yritystä pelkän Whois-tuloksen perusteella.
- Jos eri sivustoilla on sama puhelinnumero tai osoite, kysy, kuuluvatko ne samalle yritykselle. Älä hintoja vertaillessasi oleta saaneesi tarjouksia kahdelta riippumattomalta yritykseltä.
- Tarkista yrityksen sähköpostiosoite ja verkkotunnuksen kirjoitusasu. Varo osoitteita, joissa on muutettu yksi kirjain. Ilmaisen sähköpostipalvelun käyttö ei yksin viittaa huijaukseen; olennaista on varmistaa tarjouksen yhteys oikeaan yritykseen.
- Tarkista verkkosivuston maksunäkymästä summa ja maksunsaaja. Korttimaksun mahdollisuus ei yksin takaa palvelun laatua tai ongelmatonta toimitusta. Lue myös tilausehdot.
4. Tutki aitoja asiakasarvioita
Älä tee päätöstä pelkkien asiakasarvioiden perusteella. Tarkista arvion ajankohta, kuvattu palvelu ja yrityksen tapa vastata ongelmaan. Kielteisten arvioiden puuttuminen ei yksin todista väärentämistä.
Huomioitavaa:
- Lue korkean arvosanan lisäksi myös arvioiden sisältö. Kokemukset omaasi vastaavista asiakirjoista, kielistä ja toimitusajoista voivat olla hyödyllisempiä.
- Älä katso vain tähtien määrää. Arvioi yhdessä samanlaisia tekstejä, lyhyessä ajassa kertyneitä arvioita ja tietojen yhdenmukaisuutta eri lähteissä. Mikään niistä ei yksin anna varmaa vastausta.
5. Pyydä selkeitä tietoja oikeudellisista asioista
Kerro, missä laitoksessa asiakirjaa käytetään. Selvitä, miksi toimisto pitää ehdottamaansa valantehnyttä käännöstä, notaarin vahvistusta tai apostillea tarpeellisena. Perusta lopullinen päätös vastaanottavan laitoksen ajantasaisiin asiakirjavaatimuksiin.
Huomioitavaa:
- Ilmoita käännöksen käyttömaa, vastaanottava laitos ja hakemustyyppi. Jaa laitoksen asiakirjaluettelo toimiston kanssa ja täsmennä työn sisältö, jotta vahvistuksia ei puutu eikä niitä hankita turhaan.
6. Varmista maksunsaaja ja kirjalliset tilausehdot
Sinulta voidaan pyytää osittaista tai täyttä ennakkomaksua. Pyydä ennen maksamista kirjallisesti kokonaishinta, toimituspäivä sekä peruutus- ja korjausehdot. Säilytä tarjous, maksutosite ja lasku.
Huomioitavaa:
- Jos kohtaat ongelmia etenkin korttimaksussa, ota ensin kirjallisesti yhteyttä yritykseen. Voit selvittää pankiltasi maksutapahtuman riitautusmenettelyn; hakemus ei aina johda automaattiseen hyvitykseen.
- Jos käytät tilisiirtoa, EFT:tä tai SWIFTiä, varmista saajan tiedot. Kirjoita viestiin tilausnumero ja palvelun nimi ja säilytä maksutosite.
- Jos maksat käteisellä, pyydä maksutosite, jossa ilmoitetaan summa ja palvelu. Anna laskutustiedot etukäteen äläkä maksa ilman tositetta.
7. Kysy korjaus- ja vastuuehdoista
On oltava selvää, miten toimit, jos huomaat virheen työn luovutuksen jälkeen. Selvitä korjauksen laajuus, aikataulu ja mahdollinen maksu sen sijaan, että tyytyisit lupaukseen ongelmattomuudesta.
Huomioitavaa:
- Pyydä käännöstarjoukseen kirjallinen kuvaus tarkistusprosessista ja toimitettavista tiedostoista. Kysy, miten tärkeät nimet, päivämäärät ja tekniset termit tarkistetaan.
- Selvitä, miten käännöksen korjauspyyntö lähetetään ja kuinka nopeasti siihen vastataan.
- Kysy, miten toimiston virhe erotetaan asiakkaan myöhemmin muuttuneesta pyynnöstä. Lue vastuu- ja mahdolliset korvausehdot kirjallisina ja pyydä selvennystä epäselviin kohtiin.
8. Tutustu sivuston erikoisaloja käsitteleviin sisältöihin
Älä perusta luottamusta vain pitkään tekstiin tai suuriin lupauksiin. Katso, selittääkö sivusto selkeästi asiakirjatyyppiisi liittyvän prosessin. Sisältö voi olla hyödyllistä, mutta ei yksin todista palvelun laatua.
Huomioitavaa:
- Kerro toimistolle asiakirjasi aihe. Kysy sen kokemuksesta vastaavista teksteistä ja siitä, miten terminologia tarkistetaan.
- Oikeudellisissa, lääketieteellisissä ja teknisissä teksteissä alan tuntemus on tärkeää. Selvitä, miten aiheeseen sopiva kääntäjä ja tarkistusprosessi valitaan.
- Jos tekstissä kuvataan virallista menettelyä, tarkista lähde ja ajantasaisuus. Jos laitoksen nimeä, asiakirjavaatimusta tai päivämäärää ei voida vahvistaa, kysy asianomaiselta viranomaiselta ennen toimimista.
9. Arvioi suhtautumista kiireellisiin toimeksiantoihin
Kun pyydät kiireellistä käännöstä, älä sano vain ”tänään”, vaan ilmoita päivämäärä ja kellonaika. Lähetä asiakirjan kaikki sivut. Selvitä, tarvitaanko käännökselle, tarkistukselle, notaarille ja lähetykselle erillinen aika.
Huomioitavaa:
- Varmista, että tarvittava toimituskellonaika näkyy tarjouksessa. Täsmennä, toimitetaanko digitaalinen tiedosto vai painettu kappale.
- Keskustele kiireellisessä työssä etukäteen mahdollisuudesta, ettei koko asiakirja ehdi valmistua. Kysy, kuka ilmoittaa viivästyksestä ja mitä vaihtoehtoja tarjotaan.
- Jos kiireellisyydestä peritään lisämaksu, pyydä sisällyttämään se kokonaishintaan. Selvitä, muuttavatko myöhemmin lähetetyt lisäsivut toimitusaikaa.
Yhteenvetona käännöstoimistoa valittaessa:
✅ Selvitä kirjallisesti, mitä palveluja hintaan sisältyy.
✅ Varmista palvelua tarjoava yritys ja maksunsaaja.
✅ Arvioi yhdessä arvostelujen sisältöä ja ajantasaisuutta.
✅ Selvitä laitoksen vaatima käännös- ja vahvistustyyppi.
✅ Säilytä tarjous, maksutosite ja lasku.
✅ Kysy asiakirjatyyppiin sopivasta kääntäjästä ja tarkistusprosessista.
✅ Täsmennä toimituspäivä, tiedostomuoto ja korjausehdot.
Muista: käännöstoimistoa valittaessa hyödyllisintä on saada selkeä kirjallinen kuvaus tarjottavasta palvelusta. Express Translate voi antaa selkeämmän tarjouksen, kun kerrot asiakirjan, kielen, laitoksen vaatimukset ja toimituspäivän
